Une entreprise efficace et rentable dépend de la façon dont vous gérez vos documents, et l'un des aspects d'une gestion efficace des documents est l'archivage. Si vous êtes désorganisé quant à la façon dont vous gérez votre processus d'archivage de documents, cela peut entraîner des ralentissements dans les opérations quotidiennes, des problèmes juridiques et des clients insatisfaits. Voici les meilleurs conseils pour archiver vos documents papiers.
L'archivage de vos documents papiers est plus rapide et plus facile lorsque vous commencez par une purge de fichiers. Commencez par vous débarrasser des dossiers qui ont dépassé les exigences légales de conservation.
Un service professionnel de destruction simplifie le processus de purge des fichiers pour vous. Les sacs de destruction de documents sécurisés sont déposés à votre installation avant votre projet de purge et sont ensuite collectés lorsqu'ils sont remplis. L'ensemble du processus de destruction est pris en charge par des professionnels sélectionnés qui suivent un protocole strict de chaîne de possession pendant la collecte et le déchiquetage. Un certificat de destruction est fourni après la destruction de vos documents.
Vérifier les délais de conservation des dossiers
Les documents archivés ont une "durée de conservation" spécifique, il est donc important de consulter les lignes directrices, en matière de conservation pour s'assurer que vous conservez les documents pendant la période de temps appropriée. Avant de finaliser une politique de conservation des documents, demandez l'avis d'un partenaire en gestion de documents qui comprend à la fois les nuances de votre secteur d'activité et les exigences de conformité connexes.
Attribuer l'espace de stockage approprié. La plupart des documents papier archivés sont rarement accessibles avant leur destruction, mais entre-temps, ils devraient être entreposés dans un endroit bien protégé et préservé. Les documents papiers sont particulièrement vulnérables aux dommages permanents causés par les incendies, les inondations et les catastrophes naturelles. Par conséquent, l'archivage devrait se faire dans un lieu hors site et sécurisé.
Un centre de documentation professionnel est spécialement conçu pour protéger vos documents contre les catastrophes qui pourraient survenir dans votre établissement. Tous les classeurs sont rangés sur des étagères à haute densité qui les protègent de la poussière, des débris et de l'humidité. De plus, un centre de documents est doté des caractéristiques suivantes pour assurer la protection et la préservation à long terme des documents :
- régulation de l'air ambiant
- systèmes de détection et de prévention des incendies
- gardien d'incendie à l'intérieur de l'entreprise
- assurer une récupération rapide et précise
Vous n'aurez peut-être pas souvent besoin de vos documents aux archives, mais lorsque vous en avez besoin, leur récupération devrait être rapide et efficace. La plupart des systèmes d'archivage sur place ne sont pas bien organisés et nécessitent de creuser dans des boîtes pour trouver des informations critiques. Lorsque vos documents archivés sont entreposés à l'extérieur d'un centre de documents, ils sont souvent codés à barres et font l'objet d'un suivi pour un accès rapide et une récupération rapide lorsque vous en avez besoin.
Numérisez vos fichiers actifs, archiver vos documents papiers, c'est aussi avoir une solution pour vos documents les plus actifs. La numérisation de vos dossiers actifs élimine les recherches fastidieuses dans plusieurs pièces et armoires à dossiers pour ces documents cruciaux. Avec un service professionnel de numérisation de documents, une application de reconnaissance optique est utilisée pendant l'imagerie afin de localiser rapidement vos fichiers numérisés à l'aide de simples recherches par mots-clés. Les documents actifs seront à portée de clic plutôt que d'être enterrés dans le coin de votre bureau.
Jul a commencé ses opérations dans son département de numérisation. Nous suivons et dépassons toutes les normes requises pour certifier la légalité des documents électroniques.
Aujourd'hui nous sommes considérés comme la seule entreprise québécoise à offrir une expertise complète en matière de produits de classement. Jul s'engage à répondre aux besoins des clients. En livrant un projet clé en main, l'utilisateur est immédiatement mis à l'aise par l'expertise et le plan de gestion personnalisée. Nous nous efforçons constamment de remplir notre mission en une recherche de l'excellence absolue de stockage, de dépôt et d'imagerie documentaire.
Jul voit le jour à Québec en 1973. Elle devient une des seules entreprises spécialisées dans la vente de systèmes de classement à codes de couleur. Quelques années plus tard et après un accroissement important de sa clientèle dans le domaine financier, médical, commercial et institutionnel, nous intégrons plusieurs produits tels que des étagères et des systèmes de rangement mobiles. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide.
